Mitä on sukututkimus?
Sukututkimus on sukulaisuussuhteiden selvittämistä ja henkilöhistoriallista tutkimusta. Sukututkimuksen tärkeimpiä tietolähteitä ovat seurakuntien kirkonkirjat. Valtaosa seurakunnista on antanut yli sata vuotta vanhat kirkonkirjansa Kansallisarkiston säilytettäväksi. Kuopion aluekeskusrekisterin jäsenseurakunnissa ei ole mahdollisuutta omatoimiseen kirkonkirjamateriaalin tutkimiseen.
Sukututkimus on eri asia kuin sukuselvitys, joka tarvitaan esimerkiksi perunkirjoitusta varten.
Sukututkimukseen luovutetaan perustiedot tilattavasta henkilöstä: nimet, syntymäaika ja -paikka, mahdollinen kuolinaika ja -paikka, muuttoajat sekä siviilisääty. Tämän lisäksi todistukselle voidaan kirjata tilaajan valitsemat tiedot esimerkiksi perhesuhteista tai ammateista kirkonkirjojen merkintöjen mukaisesti lain sallimissa puitteissa.
Koska sukututkimusta tehdään toissijaisena työnä virallisen jäsenrekisterin ylläpidon ohella, tilaajan kannattaa varautua noin kahden kuukauden toimitusaikaan.
Tietoja elossa olevista henkilöistä on hyvä pyytää ensisijaisesti heiltä itseltään. Näin voidaan varmistua tietojen oikeellisuudesta ja siitä, ettei kyseinen henkilö halua käyttää oikeuttaan kieltää omien tietojensa käyttämistä sukututkimuksessa.
Sukututkimustilaukset
Tietoja sukututkimukseen tulee tilata kirjallisesti joko tilauslomakkeella tai vapaamuotoisella kirjeellä. Tilauslomakkeeseen merkitään postiosoite laskutusta varten myös siinä tapauksessa, kun toimitustavaksi valitaan turvasähköposti.
Täytetyn tilauslomakkeen voi toimittaa:
- kirjeitse osoitteeseen Kuopion aluekeskusrekisteri, PL 1064, 70101 Kuopio
- sähköpostin liitteenä osoitteeseen sukututkimukset.kuopio@evl.fi
- tuomalla lomake asiakaspalveluun. Käyntiosoite Kuopiossa: Museokatu 4 (A-ovi) tai Kuninkaankatu 19 (E-ovi, autokansi/sisäpiha). Henkilökohtaiseen asiakaspalveluun varataan aika etukäteen sähköisellä ajanvarauksella.
Kuopion aluekeskusrekisteri luovuttaa tietoja sukututkimukseen ainoastaan Kuopion aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien kirkonkirjoista. Luettelo aluekeskusrekisteriin kuuluvista seurakunnista löytyy etusivulta.
Tietoja sukututkimusta varten luovutetaan virkatodistusmuotoisena, joka on maksullista. Sukututkimusta tai tieteellistä tutkimusta varten laadittujen todistusten perusmaksu on 75 €. Mikäli todistusten laatimisesta aiheutuu työtä enemmän kuin 30 minuuttia, veloitetaan lisämaksua 40 € jokaiselta alkavalta 30 minuutin jaksolta. Tilaaja voi halutessaan rajata sukututkimuksen laatimiseen käytettävää aikaa kirjaamalla tiedot lomakkeelle.
Henkilötietojen käsittely sukututkimuksessa
Jos sukututkimusta varten pyydetään tietoja elävästä viitehenkilöstä (esim. lapset), tilaajan tulee toimittaa aluekeskusrekisteriin selvitys sukututkimusrekisteristä -asiakirja hyväksyttävästi täytettynä ja käsin allekirjoitettuna. Täytetyn asiakirjan voi toimittaa aluekeskusrekisteriin joko postitse tai sähköpostitse sukututkimukset.kuopio@evl.fi.
Usein kysytyt kysymykset
Tutustu sukututkimuksen usein kysyttyihin kysymyksiin ennen tilauksen tekemistä.
Näet vastauksen klikkaamalla kysymystä.
Kenestä voin tilata tietoja?
Tietoja voi tilata edesmenneistä henkilöistä, joilla ei ole tietojenluovutuskieltoja (esim. sukututkimuskielto). Joissakin tapauksissa yksityisyyden suoja estää luovuttamasta tietoja sukututkimukseen. Aluekeskusrekisteri voi luovuttaa tietoja vain sellaisista sukulaisuussuhteista, jotka on kirjattu kirkonkirjoille.
Tietoja elävistä henkilöistä on hyvä ensisijaisesti pyytää heiltä itseltään.
Aluekeskusrekisteri luovuttaa tietoja vuodesta 1860 alkaen. Tätä vanhempia tietoja voi tiedustella Kansallisarkistosta. Yli 100 vuotta vanhoja kirkonkirjamateriaaleja löytyy myös eri verkkoarkistoista vapaasti selattavana.
Mitä tietoja minun on annettava henkilöstä, josta tilaus tehdään?
Vähimmäisvaatimuksena on nimitiedot ja syntymäaika sekä joko syntymäpaikka tai kuolinaika ja -paikka, tai muuttoaika seurakuntaan. Erikoistapauksissa voimme etsiä henkilön myös läheisen sukulaisuussuhteen avulla (esim. vanhempi/lapsi/puoliso). Tietojen on kuitenkin oltava sellaiset, että henkilö on mahdollista yksilöidä niiden avulla.
Todistukset laaditaan aluekeskusrekisterien seurakuntajaon mukaisesti. Tämän vuoksi syntymä- tai kuolinaika muun kuin Kuopion aluekeskusrekisterin alueen seurakunnassa ei yksinään ole riittävä lähtötieto. Mikäli henkilön seurakunnan jäsenyys ei ole tarkasti tiedossa, tutkiminen kannattaa aloittaa tiedossa olevan jäsenyysajankohdan seurakunnasta. Yleisesti ottaen tutkiminen on helpointa aloittaa joko syntymästä tai kuolemasta.
Tutkimukseni kuuluu kotitalouspoikkeuksen piiriin. Miksi minun pitää täyttää ja toimittaa sukututkimusrekisteri-asiakirja?
Sukututkimuksessa käsitellyt henkilötiedot itsessään muodostavat sukututkimusrekisterin ja tekevät sukututkijasta rekisterinpitäjän. Rekisterinpitäjän on huolehdittava, että rekisteröityjen oikeudet toteutuvat. Suomen evankelis-luterilainen kirkko edellyttää selvitys sukututkimusrekisteristä -asiakirjan täyttämistä, kun tutkimukseen pyydetään elossa olevien henkilöiden tietoja (laki väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009) 28 § 2 mom). Selvitys on täytettävä hyväksyttävästi ennen kuin tiedot voidaan luovuttaa.
Sukututkimusta koskevaan tietosuoja-asioihin voi perehtyä esimerkiksi Tietosuojavaltuutetun toimiston verkkosivuilla sekä sukututkimusseurojen verkkosivuilla.
Miksi minun on annettava tilaukselleni hintakatto?
Tilauksen yhteydessä tilauslomakkeelle voi halutessaan määritellä työhön käytettävän enimmäisajan. Näin tilauksen loppusummasta tule suurempaa, kuin mitä tilaaja on siitä valmis maksamaan.
Miksi valmiin tilaukseni hinta oli niin korkea, vaikkei tietoja ollut kovinkaan paljon?
Sukututkimusta varten laaditut tilaukset hinnoitellaan niiden laatimiseen käytetyn ajan perusteella. Tiedonhaku kuvamuotoisista kirkonkirjoista ja tietojen kirjaaminen tehdään manuaalisesti. Jos kyse on vanhemmasta materiaalista (1800—1900-lukujen vaihde ja sitä vanhempi materiaali), on tiedonhaku huomattavasti hitaampaa ja vaikeampaa verrattuna tuoreempaan materiaaliin. Merkinnät saattavat olla hyvin vajavaisia ja rippikirjojen lisäksi saattaa olla käytössä ns. lastenkirjat.
Esimerkiksi renkeinä ja piikoina työskennelleiden henkilöiden seuraaminen on erityisen hidasta varsinkin, jos todistukselle on pyydetty merkitsemään asumista koskevat tiedot. Todistuksen tietomäärä ei välttämättä vastaa sitä työmäärää, joka sen etsimiseen ja kirjaamiseen on käytetty.
Miksi toimittamallanne virkatodistuksella henkilön nimien kirjoitusasu on eri kuin suvun tiedossa ollut kirjoitusasu?
Virkatodistukselle kirjataan viimeisin kirkonkirjoilta löytyvä kirjoitusasu eikä muita variaatioita yleensä kirjata, elleivät ne ole jollain tavalla merkittäviä. Vanhoissa kirkonkirjoissa on melko tavallista, että nimien kirjoitusasu vaihtelee kirjalta toiselle. Yleisiä muutoksia on esimerkiksi W:n muuttuminen V:ksi ja etunimien ”suomentaminen” (esim. Johan -> Juho, Carl / Karl -> Kaarle / Kaarlo / Kalle) sekä korostusmerkin (Hildén -> Hilden) putoaminen pois. Patronyymit ja matronyymit merkitään tilaajan niin halutessa.
1800-luvulla sekä vielä 1900-luvun alkupuolella ennen nimilakeja nimet ovat voineet muuttua ilman varsinaista nimenmuutosta eikä nimenmuutospäivämääriä ole merkitty. Ensimmäinen sukunimilaki on astunut voimaan vuonna 1921 ja vaimon sukunimeä koskeva lainsäädäntö on astunut voimaan vuoden 1929 avioliittolain myötä. Tätä ennen kaikilla suomalaisilla ei ole välttämättä ole ollut sukunimeä lainkaan.
Voinko saada adoptiota koskevia tietoja sukututkimustarkoitukseen?
Adoptiota koskevia tietoja ei voida luovuttaa sukututkimukseen, eikä adoptioon annettuja lapsia tai adoptiolapsen biologisia vanhempia kirjata virkatodistukselle. Ottolapsi- ja kasvattilapsisuhdetta koskevat tiedot voidaan kirjata virkatodistukselle vain yli 100-vuotiaasta materiaalista.
Haluaisin tietää, missä tuttavani tai sukulaiseni asuu nykyään. Voitteko antaa hänen yhteystietonsa?
Aluekeskusrekisteri ei luovuta jäsenrekisteristä henkilöiden elää- tai kuolintietoja, syntymäaikoja ja asuinpaikkoja muuta kuin hyväksyttyihin käyttötarkoituksiin. Yhteystietoja ei luovuteta lainkaan. Yhteystietoja voi tiedustella esim. Digi- ja väestötietoviraston osoitetietopalvelusta.
Miten sukututkimuspalvelu toimii?
Aluekeskusrekisteri luovuttaa alueensa seurakuntien kirkonkirjoista tietoja sukututkimusta varten, eikä siis varsinaisesti tee sukututkimusta tilaajan puolesta. Aluekeskusrekisteri ei myöskään voi laatia esimerkiksi sukupuuta tai täydentää sukututkijan omaa rekisteriä useiden yksittäisten puuttuvien tietojen osalta. Tiedot luovutetaan maksullisella virkatodistuksella.
Jo tiedossasi olevia tietoja ei kannata tilata, ellei tilaaja halua niille vahvistusta aluekeskusrekisteristä. Virkatodistukselle kirjataan ainoastaan tilauksella pyydetyt tiedot.
Sukututkimustilauksen voi tehdä vain kirjallisesti joko vapaamuotoisella kirjeellä tai tilauslomakkeella.