Tietosuoja

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
5.1.2022

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä
Museokatu 4, 70100 Kuopio
sähköposti: kuopion.seurakuntayhtyma@evl.fi

Yhteyshenkilö: Mirja Turunen, toimistosihteeri, puh. 040 4848 410, mirja.turunen@evl.fi

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Asiakasrekisterin kautta hallinnoidaan seurakuntien ja muiden toimintayksiköiden tila-, henkilö ja tilaisuusvarauksia, diakoniatyön asiakkuuksia sekä retkien, leirien, rippikoulujen ja eri tapahtumien ilmoittautumisia ja osallistujatietoja. 

Rekisteriin tallennetaan tilaisuuden kannalta tarpeelliset osallistuja- ja laskutustiedot sekä muut toiminnassa tarvittavat asiakastiedot. Lisäksi rekisteriä hyödynnetään seurakuntien toiminnassa ja hallinnossa muodostamalla luottamushenkilöistä, vapaaehtoistyöntekijöistä tai tiettyyn toimintaan osallistujista luetteloita yhteydenpitoa varten.

3. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679)

• 6 artikla 1a: rekisterin suostumus
• 6 artikla 1c: lakisääteinen velvoitteen noudattaminen
• 6 artikla 1f: rekisterinpitäjän oikeutettu etu
• 9 artikla 2d: käsittely suoritetaan poliittisen, filosofisen, uskonnollisen tai ammattiliittotoimintaa liittyvän säätiön, yhdistyksen tai muun voittoa tavoittelemattoman yhteisön laillisen toiminnan yhteydessä.

Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (1054/1993) 16. luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

• nimet, henkilötunnus
• yhteystiedot: osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, maa
• alaikäiseltä: em. tiedot huoltajasta ja maksajasta
• seurakunta
• tiedot kirkollisesta toimituksesta tai osallistumisesta tilaisuuteen sekä mahdolliset laskutustiedot  
• leirille tai retkelle osallistuvilta: erityisruokavaliot, toiminnassa huomioitavat terveyteen liittyvät tiedot, lupa käyttää henkilöstä otettuja kuvia seurakunnan tiedotuksessa sekä lähiomaisen nimi ja puhelinnumero
• rippikoululaisista: kastetta, rippikoulua ja konfirmaatiota koskevat tiedot sekä koulu ja luokka
• diakoniatyössä: asiakkaan terveyteen, perhesuhteisiin, elämäntilanteeseen ja taloudelliseen tilanteeseen liittyviä tietoja, tiedot taloudellisesta avustamisesta

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Pääsääntöisesti tiedot saadaan rekisteröidyltä itseltään, hänen huoltajaltaan tai muulta lähiomaiselta. Tiedot tallennetaan rekisteriin joko seurakuntayhtymän työntekijöiden toimesta tai sähköisen ilmoittautumisen kautta. 

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös valtakunnallisesta jäsentietojärjestelmästä, Kirjurista, henkilötunnuksen perusteella. Nämä tiedot on myös mahdollista kytkeä päivittymään rekisteriin jäsentietojärjestelmästä. Lisäksi Kirjurista on mahdollista hakea Kuopion seurakuntien rippikouluikäisten ikäluokkien tiedot rippikoulutoimintaa varten.

Kirkollisia toimituksia, rippikoulua, luottamustehtäviä ja myönnettyjä avustuksia koskevia tietoja kertyy järjestelmään seurakuntien omassa toiminnassa.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Pääsääntöisesti henkilötietoja säilytetään asiakasrekisterissä niin pitkään kuin henkilöt osallistuvat seurakuntien ja muiden toimintayksiköiden toimintaan tai ovat diakoniatyön asiakkaita. Lainsäädäntöön pohjautuvat, asiakasrekisterin pitäjää velvoittavat säilytysajat huomioi-daan tietojen säilytyksessä.

Tarpeettomat henkilötiedot poistetaan asiakasrekisteristä säännöllisesti.

7.  Minne tietoja luovutetaan?

Henkilötietoja luovutetaan säännönmukaisesti Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Kuopion seurakuntayhtymällä on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukeskukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus (mikäli käytettävissä), kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Lisäksi rippikoulun käyneistä siirretään Kirkon valtakunnalliseen jäsentietojärjestelmään tiedot rippikouluun ilmoittautumisesta, rippikoulun suorittamisesta ja konfirmaatiosta. Näiden tietosiirtojen yhteydessä käsitellään seuraavia henkilötietoja: henkilötunnus, syntymäaika, etunimet, sukunimi ja sukupuoli.

Diakoniatyön asiakastietoja luovutetaan ainoastaan asiakkaan antaman valtakirjan perusteella.
Muita luovutuksia ei anneta kuin erillisen lain nojalla (esim. lastensuojelulaki).

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
5.1.2022

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä
Museokatu 4, 70100 Kuopio
PL 1064, 70101 Kuopio

Yhteyshenkilö: Anne Laitala, henkilöstöpäällikkö, puh. 040 4848 202, anne.laitala@evl.fi

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän henkilöstöhallinnon ja työnantajavelvoitteiden hoitamiseen, hallinnointiin, ylläpitoon ja kehittämiseen.

Tämä tietosuojaseloste sisältää seuraavat rekisterinpitäjän HR-toiminnot:

• Henkilöstösuunnittelu- ja raportointi 
• Rekrytointi ja perehdyttäminen 
• Henkilöstö- ja työsuhdetietojen elinkaaren hallinta 
• Työajanseuranta
• Palkanlaskenta ja palkkaraportointi sekä palkkioiden hallinta 
• Suorituksen ja osaamisen johtaminen ja kehittäminen sekä työkykyjohtamisen tuki 
• Sähköisen identiteetin hallinta, kuten järjestelmäoikeuksien hallinnointi 
• Toiminnan ohjaus ja seuranta (esim. henkilöstötutkimukset ja laatu) 

3. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

• Henkilötietojen käsittely perustuu seurakuntayhtymän lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen sekä työntekijän ja yhtymän välisen sopimuksen täytäntöönpanoon (esim. työsopimus)
• Henkilötunnuksen käsittely perustuu työ- ja luottamussuhteisiin liittyvien velvollisuuksien sekä etuuksien hoitamiseen sekä kohdistamiseen (henkilöiden luotettava yksilöinti)
• Yhtymän oman työntekijän ammattiliittoon kuulumista koskevan tiedon käsittelyperuste on Työntekijän valtuutus vähentää ammattiliiton jäsenmaksu Työntekijän palkasta

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

Rekisteri sisältää tiedot seurakuntaan palvelussuhteessa olevien henkilöiden lisäksi entisistä työntekijöistä, palkkionsaajista ja luottamushenkilöistä.

• Henkilön perustiedot yksilöinti- ja yhteystiedot (mm. nimi, syntymäaika, henkilötunnus, yhteystiedot, äidinkieli, kansalaisuus, tutkinto- ja työtodistukset)
• Henkilöstö-, palkka- ja palvelussuhdeasioiden suunnittelu, hoito, seuranta ja tilastointi sekä työnantajan lakisääteisten ja vapaaehtoisten tehtävien hoitaminen. 
• Palvelussuhteen tiedot muutoksineen
• Maksatukseen liittyvät tiedot (mm. tilinumero, verotiedot, palkkaustekijät, ammattiliiton jäsenyys, jos on ilmoitettu); palkan- ja palkkioiden maksamiseen liittyvien tietojen vastaanottaminen ja välittäminen sidosryhmille
• Kkäyttäjätunnus ja identiteetin hallinta
• Työsuhdetta koskevat tiedot kuten yksikkö, työsuhteen laatu, työ- tai toimeksiantosuhteen alkamis- ja päättymispäivä, tehtävänimike, toimipiste, esimies, kustannuspaikkatiedot, työvälinetiedot ja sivutoimilupa
• Eläketiedot
• Kehityskeskustelujen tiedot
• Tiedot koulutuksista
• Työajan seurantatiedot (työvuorovelho, Esmikko)
• Poissaoloja koskevat tiedot kuten lomat, keskeytykset, opintovapaat yms.
• Työmatkatiedot (matkakulut, matkan tarkoitus yms.)
• Kirkon palkkausjärjestelmän mukaisen arviointiprosessin tiedot:
• Palkkausjärjestelmän mukaiset tehtävän kuvaukset ja arviointitietoineen, henkilökohtaisen suoriutumisen arviointitiedot
• Työterveystiedot lainsäädännön sallimissa ja edellyttämissä rajoissa
• Työhyvinvointikyselyjen edellyttämät tiedot: työyksikkö pakollisena tietona, sukupuoli, ikähaarukka, työkokemusvuodet, rooli, työsuhteen luonne
• Työhyvinvointietuuksien antamiseen liittyvät tiedot

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä kerää palvelus- tai toimeksiantosuhteen aikana syntyviä henkilötietoja.

Henkilöltä itseltään: 

• henkilötiedot (lomakkeella)
• palkkionmaksutiedot(lomakkeella)
• työajanseuranta (TyövuoroVelho tai Esmikko)
• koulutustiedot (lomakkeella)
• kehityskeskustelutiedot
• työhyvinvointikyselyn taustatiedot

Seurakunnan henkilöstöasioita hoitavalta henkilöltä: 

• Esitys työsopimussuhteeseen palvelussuhteeseen ottamisesta (lomake)

Verottajalta:

• veroprosenttiin liittyvät tiedot

Henkilön lähiesimiestiedot:

• Henkilön palvelussuhteeseen liittyviä asioita hoitavilta henkilöiltä
• Tiedot liittyen tehtävän vaativuuden ja henkilökohtaisen suoriutumisen arviointiin: henkilö itse, henkilön lähiesimies.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään seurakunnan arkistonmuodostussäännössä määriteltyjen aikojen mukaisesti.

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan ja siinä laajuudessa kuin on tarpeellista henkilötietoryhmittäin suhteessa henkilötietojen käsittelyn tarkoitukseen. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti. 

Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sisäisten käytännesääntöjensä mukaisesti.

7. Minne tietoja luovutetaan?

Rekisterin henkilötietoja luovutetaan tarpeen vaatiessa: 

Voimassa olevan lainsäädännön velvoittamalla ja sallimalla tavalla esim. työterveyshuoltoon, opetus- ja kulttuuriministeriölle, Kelalle, työeläkeyhtiölle, verottajalle, vakuutusyhtiöille tai vas-taaville tahoille, joilla on lakiin perustuva oikeus saada rekisteristä tietoja.

Seurakuntayhtymä voi tarvittaessa käyttää kolmansia osapuolia (järjestelmätoimittajia) tietosuoja-asetuksen mukaisina henkilötietojen käsittelijöinä, kun se on tarpeellista. Tällöin seurakuntayhtymä on edelleen rekisterinpitäjä ja sen mukaisesti vastuussa henkilötiedoista. Lisäksi seurakuntayhtymä huolehtii, että kolmansille osapuolille toimitettava tieto on rajattua vain ehdottomasti tarpeellisiin tietoihin.

Tällaisia kolmansia osapuolia ovat mm. HR-järjestelmä, matkahallinta, henkilöstön hälytysjärjestelmä, työvälineet ja kulunvalvonta, henkilöstötutkimukset ja työhyvinvointi.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
5.1.2022

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä
Museokatu 4, 70100 Kuopio
PL 1064, 70101 Kuopio

Yhteyshenkilö: Sami Purovesi, tekninen isännöitsijä, puh. 040 4848 219, sami.purovesi@evl.fi

2. Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymän kiinteistöhallinnon toimintojen mahdollistamiseen sekä kiinteistöihin liittyvien asiakassuhteiden ja turvallisuusasioiden hoitamiseen liittyvät tiedot.

Kiinteistöjen kunnossapitoon, korjaamiseen ja rakentamiseen liittyvät yritysten antamat tarjous- ja urakointitiedot.

Rakennusten pelastussuunnitelmissa olevat vastuuhenkilöiden henkilötiedot.

Kulun- ja kameravalvonnassa syntyvät henkilötiedot, valvonnan tarkoituksena on suojata omaisuutta, ennalta ehkäistä- ja auttaa selvittämään jo tapahtuneita rikoksia.

3. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Henkilötietojen käsittely perustuu seurakuntayhtymän lainsäädännöllisten velvoitteiden täyttämiseen tai sopimussuhteeseen.

Kulun- ja kameravalvonnan osalta oikeusperusteena rekisterinpitäjän oikeutettu etu (EU:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohta f)

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

Vuokralaiset: etu- ja sukunimet, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, henkilötunnus, arvo tai ammatti.
Muiden kuin yksityishenkilö osalta organisaatiota edustavan yhteyshenkilön etu- ja su-kunimet, puhelinnumero ja tarvittaessa sähköpostiosoite. 
Valvonnan osalta rekisteri muodostuu valvontakameroiden kuvatallenteista, sekä sähköisten lukkojen kirjaustiedoista. 

• Kameroiden osalta henkilön kuvan lisäksi rekisteriin tallentuu tieto kuvattavasta valvonta-alueesta, jossa kamera sijaitsee, sekä kuvan tapahtumien päivämäärästä ja kellonajasta.
• Kulunvalvonnan osalta kirjataan kulkuaika sekä avaimen tunnisteen numero.

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Henkilötietoja kerätään ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Tallentavaan valvontajärjestelmään kuuluvien kameroiden välittämä kuva-aineisto.

Kulunvalvonnan osalta järjestelmän rekisteröimä lukkojen kulkuaineisto.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Henkilötietoja säilytetään seurakunnan arkistonmuodostussäännössä määriteltyjen aikojen mukaisesti. Lisäksi henkilötietoja säilytetään mahdollisen lakisääteisen säilytysajan mukaisesti. 

Valvontakameramateriaalin säilytysaika on kaksi viikkoa, jos säilytysaikana tulee ilmoitus vahingonteosta tai muusta rikoksesta, nauhoitus säilytetään 
tältä osin rikoksen selvittämiseen saakka.

7. Minne tietoja luovutetaan?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti ulkopuolisille.

Kameravalvonnan rekisterin tietoja luovutetaan poliisille tai muulle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka laissa säädetyssä tarkoituksessa pyytää rekisterin yksilöityä tietoa haltuunsa.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

EU:n yleinen tietosuoja-asetus (EU 2016/679)
5.1.2022

1. Rekisterinpitäjän yhteystiedot

Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä
Museokatu 4, 70100 Kuopio
PL 1064, 70101 Kuopio

Yhteyshenkilö: Juha Moilanen, puistopäällikkö, puh. 040 4848 237, juha.moilanen@evl.fi

2.  Miksi henkilötietojasi käsitellään eli mikä on käsittelyn käyttötarkoitus?

Hautaustoimeen liittyvien asioiden hoito.

3. Minkä takia seurakuntayhtymä saa käsitellä henkilötietojasi eli mikä on käsittelyn oikeusperuste?

Oikeusperusteena ovat kirkkolaki, kirkkojärjestys, hautaustoimilaki ja EU:n yleinen tietosuoja-asetus. 

4. Minkälaisia henkilötietoja seurakuntayhtymä käsittelee?

Vainajasta tarvittavat tiedot mm.:

• nimet ja henkilötunnus
• kuolinpäivä
• hautausmuoto
• hautapaikan sijainti
• kirjoillaolotieto

Asiakkaan tiedot:

• nimet ja henkilötunnus
• osoite
• puhelinnumero
• (sähköpostiosoite)
• suhde vainajaan

Hautaustoimen urakoitsijoihin liittyvät tiedot:

• nimet
• Y-tunnus
• osoite
• sopimusehdot

5. Mistä henkilötiedot ovat peräisin eli mikä on tietojen alkuperä?

Pääsääntöisesti tiedot saadaan omaisilta tai rekisteröidyltä itseltään sekä heidän valtuuttamaltansa hautaustoimistolta.

Lisäksi tietoja saadaan virkatodistuksista ja sukuselvityksistä sekä vanhoista hauta- ja kirkonkirjoista.

Kirkon jäsenten tietoja saadaan myös henkilötunnuksen perusteella valtakunnallisesta jäsen-tietojärjestelmästä, josta tietoja voidaan päivittää asiakasrekisteriin.

6. Kuinka pitkään henkilötietojasi säilytetään?

Tietoja säilytetään Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymän arkistomuodostussuunnitelman mukaisesti.

7. Minne tietoja luovutetaan?

Omaisten laskutukseen liittyviä henkilötietoja luovutetaan Kirkon palvelukeskukselle, jonka kanssa Kuopion seurakuntayhtymällä on taloushallinnon palvelusopimus. Kirkon palvelukes-kukselle luovutetaan luotujen laskujen maksajista myyntireskontraa varten tarvittavia asiakastietoja: nimi, henkilötunnus, kieli, laskutusosoite ja laskuihin liittyvät muut tiedot.

Lisäksi luovutetaan vainajan nimi, ikä ja uskontokunta omaisten suostumuksella seurakunnan lehteen ja kirkossa luettavaksi.

8. Tietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle?

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterinpitäjä

Kuopion aluekeskusrekisteri
Museokatu 4, 70100 Kuopio
sähköposti: keskusrekisteri.kuopio@evl.fi

Yhteyshenkilö: Miia Gabel, aluekeskusrekisterin johtaja, puh. 040 4848319, miia.gabel@evl.fi

Rekisterin nimi

Seurakuntien jäsenrekisteri (jäsenten tiedot kirkon yhteisessä Kirjuri-jäsentietojärjestelmässä, josta on laadittu myös oma tietosuojaseloste, sekä seurakuntien aiemmin ylläpitämät manuaaliset kirkonkirjat)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Jäsenrekisteriä pidetään kirkon ja sen seurakuntien toiminnan ja hallinnon hoitamiseksi sekä kirkon jäsenten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseksi. Seurakunnat ja seurakuntien keskusrekisterit vastaavat omien jäsentensä henkilötietojen käsittelyä koskevista asioista, rekisteritietojen virheettömyydestä sekä jäsenten yksittäisten tietojen luovuttamisesta.

Jäsenrekisteritietojen käsittelyn oikeusperusteena on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen 6.1.c artikla ja 9.2.d artikla. Jäsenrekisterin pidosta ja tietojen käsittelystä säädetään uskontokuntien jäsenrekistereistä annetussa laissa (614/1998), kirkkolain (652/2023) 8 luvussa sekä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009). 

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö

Kuopion aluekeskusrekisteriin kuuluvien seurakuntien nykyiset ja entiset jäsenet (entisten jäsenten tietoja ei päivitetä):

• nimet, nimihistoria (nimenmuutokset)
• syntymäaika/henkilötunnus
• äidinkieli, asiointikieli
• osoite, kotikunta, syntymäkotikunta, asuinmaa
• asumisen tieto (asuinrakennuksen sijainti)
• syntymämaa/-paikka (jos ulkomailla)
• sähköpostiosoite
• ammatti
• kuolintieto
• hautaustiedot
• kirkkoon liittymis- ja eroamistieto
• jäsenyys- ja muuttohistoria
• kansalaisuus
• perhesuhdetiedot: avioliitto, lapset, vanhemmat
• edunvalvontaa ja toimintakelpoisuuden rajoitusta koskeva tiedot
• tietojen luovuttamista koskevat kiellot ja rajoitukset
• tieto rippikoulun käymisestä ja konfirmaatiosta
• kirkollisia toimituksia (kaste, avioliittoon vihkiminen, avioliiton siunaaminen, hautaan siunaaminen) koskevat tiedot ja tieto toimituksen suorittaneesta papista
• kirkollista luottamustehtävää koskevat kirkkojärjestyksen (657/2023) 3 luvun 62 §:n 2 momentissa säädetyt tiedot
• tiedot huollettavista/huoltajista (alaikäiset lapset)

Kirkon jäseneen liittyvästä viitehenkilöstä (esim. aviopuoliso, lapsi, vanhempi), joka ei ole kirkon jäsen, Kirjurissa on suppeat tiedot. Tapahtumasta riippuen voi viitehenkilöllä olla kuitenkin myös tapahtumakohtainen laajempi tietosisältö (esim. esteiden tutkinnan yhteydessä voi viitehenkilöstä tulla myös tieto siviilisäädystä ja kansalaisuudesta): 

• nimi
• syntymäaika / henkilötunnus
• kuolinpäivä
• puoliso / -t (jotka ovat jäseniä) = avioliitto/rekisteröity parisuhde
• esteidentutkinnat jäsenen kanssa
• lapset (jotka ovat jäseniä)
• vanhemmat
• nimenmuutokset
• henkilötunnuksen muutos

Tietolähteet

Kirkon yhteisessä jäsenrekisterissä olevia jäsenten henkilötietoja päivitetään väestötietojärjestelmästä sekä seurakuntien toiminnanohjausjärjestelmästä (rippikoulutiedot). Keskusrekisterissä jäsenrekisteriin tallennettavia tietoja saadaan asianosaiselta itseltään tai hänen huoltajaltaan sekä seurakunnan toiminnan yhteydessä (kirkolliset toimitukset). 

Tietojen luovutukset

Jäsenrekisterin tietoja käytetään kirkon ja seurakuntien omassa toiminnassa ja hallinnossa. Tämän toiminnan yhteydessä tietoja ei ole tarkoitettu luovutettaviksi oman toiminnan ulkopuolelle.

Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan luovuttaa muulle taholle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä siten kuin siitä säädetään väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetussa laissa (661/2009).

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Jäsentä koskevia yksittäisiä tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa kyseisen alueen ulkopuolelle virkatodistuksena tai vastaavana selvityksenä, jos se on väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalvelusta annetun lain mukaista.

Henkilötietojen säilytysaika

Sähköiseen jäsentietojärjestelmään tallennetut jäsenrekisteritiedot säilytetään pysyvästi (KL 16. luku 12 §) Muille asiakirjoille säilytysajat on määritelty seurakuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelmassa.