Kuopion seurakuntayhtymän asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksen sisältö ja tarkoitus 

Asiakirjajulkisuuskuvaus on osa seurakuntayhtymän tiedonhallintalain toteutusta. Se on tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukainen kuvaus Kuopion seurakuntayhtymän tiedoista ja asiakirjoista.

Asiakirjajulkisuuskuvauksen tarkoituksena on antaa yleiskuvaus siitä, miten Kuopion seurakuntayhtymän asiarekisteri sekä palvelujen tiedonhallinta ovat jäsentyneet. 

Asiakirjajulkisuuskuvaus on myös yksi tavoista avustaa muun muassa seurakunnan jäseniä kohdistamaan tietopyyntönsä. Julkisuuslain mukaan tietopyynnöt viranomaisen asiakirjan sisällöstä on yksilöitävä riittävästi siten, että viranomainen voi selvittää, mitä asiakirjaa pyyntö koskee (laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999, 13 §). Viranomaisen velvollisuus on avustaa tiedon pyytäjää asiakirjan yksilöinnissä. 

Tietopalvelu ja tietojen luovutus 

Jokaisella on julkisuuslain mukaisesti oikeus saada tieto viranomaisen julkisesta asiakirjasta. Seurakuntayhtymän asiakirjoja koskevat tietopyynnöt kohdistetaan seurakuntayhtymän hallintopalveluihin: 

• sähköpostitse osoitteeseen: seurakuntayhtyma.kuopio@evl.fi 
• postitse: Kuopion ev.lut. seurakuntayhtymä, PL 1064, 70101 Kuopio

Tietopyyntöön vastaaminen voi olla pyytäjälle maksullista. Asiakirjojen tietojen antamisesta perittävät maksut määrätään Kuopion seurakuntayhtymän yhteisen kirkkovaltuuston päätöksellä. 

Julkiseen asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Tietopyyntö on hyvä yksilöidä mahdollisimman tarkasti, jotta asiakirjan löytäminen helpottuu. Tietopyyntö tulee yksilöidä siten, että siitä käy ilmi, mitä asiakirjaa tai asiakirjoja pyyntö koskee. Esimerkiksi asiakirjan päivämäärä tai otsikko kannattaa aina ilmoittaa, jos se on tiedossa. Jos tietopyyntö koskee julkista asiakirjaa, ei tietopyyntöä tarvitse perustella eikä tiedon pyytäjän tarvitse kertoa, mihin tietoa käytetään. Julkista asiakirjaa koskeva tietopyyntö voidaan laatia ja toimittaa vapaamuotoisena paperilla tai sähköpostitse. 

Salassa pidettävään asiakirjaan kohdistuva tietopyyntö 

Pyydettäessä tietoa salassa pidettävästä asiakirjasta tai asiakirjoista, joista tieto voidaan luovuttaa vain tietyin edellytyksin, asiakirjan pyytäjän tulee ilmoittaa tietojen käyttötarkoitus ja pystyä todentamaan henkilöllisyytensä. Seurakuntayhtymä voi pyytää asiakirjan pyytäjältä myös muita lisätietoja, jos niitä tarvitaan tietojen luovuttamisen edellytysten selvittämiseksi. Salassa pidettäviä asiakirjoja koskeva tietopyyntö pyydetään tekemään aina kirjallisesti. 

Tietopyyntöjen käsittelyn aikarajat 

Tieto julkisesta asiakirjasta annetaan mahdollisimman pian, viimeistään kahden (2) viikon kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Jos asian käsittely ja ratkaisu vaativat erityistoimenpiteitä tai tavanomaista suuremman työmäärän, tieto julkisesta asiakirjasta annetaan tai asia ratkaistaan viimeistään kuukauden kuluessa tietopyynnön tekemisestä. Myös salassa pidettävien asiakirjojen luovuttamisen käsittelyaika on enintään yksi (1) kuukausi. Tietopyynnöstä ja asiakirjan tyypistä riippuen tiedot voidaan luovuttaa joko sähköisinä, paperisina tai asiakirjoihin voi tutustua paikan päällä. 

Seurakuntayhtymän tietovarannot 

Tietovarannolla tarkoitetaan viranomaisen tehtävien hoidossa tai muussa toiminnassa käytettäviä tietoaineistoja sisältävää kokonaisuutta, jota käsitellään tietojärjestelmien avulla tai manuaalisesti. Tietovarantojen henkilörekistereiden tietosuojaselosteet ovat saatavissa seurakuntayhtymän verkkosivuilta. Tietosuojaselosteissa kerrotaan henkilörekisterin käyttötarkoitus, rekisteristä vastaava viranhaltija ja yhteystiedot. Lisäksi tietosuojaselosteissa kuvataan rekisterin sisältämät tiedot, tietojen käyttö ja tietojen ylläpitoon käytettävät tietojärjestelmät. 

Seurakuntayhtymän asiarekisteri ja arkisto 

Tiedonhallintalain 25 §:n mukaan seurakuntayhtymän on ylläpidettävä viranomaisen käsittelyssä olevista ja olleista asioista asiarekisteriä, johon rekisteröidään asiaa, asian käsittelyä ja asiakirjoja koskevat tiedot. Lisäksi palveluja tuotettaessa syntyvä tietoaineisto ja asiakirjat talletetaan asiarekisteriin. Asiarekisterillä tarkoitetaan seurakuntayhtymän käytössä olevaa asianhallintajärjestelmää diaaria sekä paperiaineistoja.

Seurakuntayhtymän toimintaan liittyvät paperiset asiakirjat säilytetään lukituissa arkistotiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Arkiston aineisto koostuu pääasiassa päätöksenteon ja palvelujen aineistoista. Alle on kuvattu Kuopion seurakuntayhtymän muut tietovarannot sekä niihin liittyvät tietojärjestelmät: 

Hallinnon tietovaranto 

Käyttötarkoitus on hallintoasioihin liittyvä asiankäsittely. Seurakuntayhtymän hallintoon liittyvää päätök-sentekoa tehdään yhteisessä kirkkovaltuustossa, yhteisessä kirkkoneuvostossa, johtokunnissa ja viranhaltijoiden toimesta sekä seurakuntaneuvostoissa. 

Seurakuntayhtymässä käsiteltäviin ja käsiteltävänä olleisiin asioihin liittyviä asiakirjoja ja käsittelytietoja talletetaan asianhallintajärjestelmään. Talletettavia tietoja ovat muun muassa tiedot asian vireille saattamisesta, vireille saattajasta, asiakirjan saapumis- tai laatimispäivästä, asian laadusta sekä seurakuntayhtymän ja seurakuntien päätöksenteosta ja ratkaisusta. 

Asianhallintajärjestelmästä tietoja voi hakea monipuolisesti, esimerkiksi asian tai asiakirjan otsikolla, tekstisisällöstä vapaasanahauin, asiakirjan lähettäjän tai laatijan nimellä sekä erilaisilla päivämäärä- ja tunnistetiedoilla. 

Henkilöstöhallinnon tietovaranto 

Käyttötarkoitus on henkilöstöhallintoon liittyvä asiankäsittely. Muun muassa henkilöstöasioiden ohjaus, virka- ja työehtosopimusasiat, palvelussuhdeasiat, osaamisen kehittäminen sekä työhyvinvointi. Henkilöstöpolitiikkaan liittyvät asiat sekä henkilöstön palkkaaminen ja palvelusuhteen aikainen asiankäsittely sekä palvelus- ja virkasuhteiden hoitaminen. Tietovarannosta voidaan hakea tietoja muun muassa nimellä ja henkilötunnuksella. 

Taloushallinnon tietovaranto 

Käyttötarkoitus on taloushallintoon liittyvä asiankäsittely. Järjestelmän rekisteri sisältää tiedot seurakuntayhtymän rahaliikenteestä, laskutusasiakkaista, toimittajista ja matkalaskujen toimittajista. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa asiakkaan ja toimittajan nimellä tai osoitteella. 

Kiinteistöjen ja irtaimiston tietovaranto 

Käyttötarkoitus on kiinteistöjen ja irtaimen omaisuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kohderekisteriin on talletettu tiedot seurakuntayhtymän ja seurakuntien omistamista rakennuksista ja toimitiloista, tonteista, metsäpalstoista ja vesialueista sekä arvoesineistä eli kiinteästä ja irtaimesta kulttuuriperinnöstä. Kohteen perustietojen lisäksi rekisteriin on tallennettu kohteen suojelutiedot, korjaushistoria ja rakennuslupatiedot, tiedot rakennuksen LVI-tekniikasta sekä muun muassa sähkön ja veden kulutustiedot. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa rakennuksen nimi- tai käyttötarkoitustiedoilla ja kiinteistö- ja rakennustunnuksilla. 

Hautausmaiden tietovaranto 

Käyttötarkoitus hautausmaiden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Rekisteriin on talletettu tiedot seurakuntayhtymän hautausmaille haudattujen sekä tuhkattujen paikka, nimi, syntymä- ja kuolinpäivä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa nimen sekä paikan mukaan. 

Aluekeskusrekisterin tietovaranto 

Käyttötarkoitus aluekeskusrekisterin hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Kuopion aluekeskusrekisteriin kuuluvat seurakunnat ilmenevät aluekeskusrekisterin verkkosivuilta. Rekisteriin on talletettu tiedot aluekeskusrekisterin virkatodistuksista, sukuselvityksistä, sukututkimuksista, avioliiton esteiden tutkinnoista sekä kirkollisten toimitusten rekisteröinneistä. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa nimen ja henkilötunnuksen mukaan. 

Seurakuntatyön tietovaranto 

Käyttötarkoitus muun muassa diakonian ja perheneuvonnan sekä seurakuntatyön asiakkuuden hallintaan liittyvä asiankäsittely ja hallinnointi. Rekisteriin on talletettu tiedot asiakkuuksista, tilaisuuksista ja kokouksista. Tietovarannosta voidaan hakea tietoa muun muassa tilan tai järjestäjän. 

Tietoaineistojen saatavuus avoimesti teknisen rajapinnan avulla 

Tietovarannoista ei ole saatavissa tietoja avoimesti teknisen rajapinnan kautta. 

Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivut 

Seurakuntayhtymän ja seurakuntien verkkosivuilla on tietoa eri toimintayksiköiden asiointi- ja palvelutoiminnoista, ja niillä toteutetaan seurakuntayhtymän tietopalvelua monin eri tavoin.